E-faktúry umožnia účtovníkom spracúvať doklady viacerých firiem naraz

Namiesto tlačenia faktúr, posielania dokladov e-mailom či odovzdávania papierových šanónov budú môcť firmy sprístupniť svoje elektronické doklady účtovníkom online. Pri správnom nastavení systémov sa faktúry môžu automaticky načítavať priamo do účtovného softvéru, čo ušetrí čas a zníži riziko chýb.

Finančná správa preto odporúča, aby si podnikatelia a ich účtovníci začali už teraz pripravovať spôsob spolupráce. Dôležité bude nielen vybrať vhodné technické riešenie, ale aj dohodnúť, kto bude mať k jednotlivým dokladom prístup, kto ich bude kontrolovať a kto zabezpečí ich zaúčtovanie či úhradu.

Novinka môže byť obzvlášť užitočná pre účtovníkov, ktorí spracúvajú doklady desiatkam alebo stovkám klientov. Každá firma si síce vyberie vlastného digitálneho poštára, cez ktorého bude prijímať elektronické faktúry, účtovník však môže od klientov získať prístup k ich schránkam. Vďaka tomu bude môcť podľa možností konkrétneho riešenia pracovať s dokladmi viacerých spoločností z jedného prostredia a automaticky prenášať údaje do účtovníctva.

Zároveň bude možné nastaviť rozdielne prístupové práva. Firma si napríklad môže ponechať kontrolu nad schvaľovaním faktúr a ich úhradami, zatiaľ čo samotné účtovanie zverí externému odborníkovi. Konkrétne možnosti budú závisieť od toho, aký účtovný softvér a služby digitálneho poštára podnikateľ využíva.

Finančná správa preto odporúča preveriť si u dodávateľa softvéru, či podporuje elektronickú fakturáciu, prácu s viacerými klientmi, automatické načítavanie údajov, hromadné spracovanie dokladov a ich archiváciu. Podnikatelia by sa mali zároveň dohodnúť s účtovníkom na rozdelení úloh a nastavení prístupových oprávnení.

Dôležitá bude aj autorizácia na portáli finančnej správy. Ak má externý účtovník v mene klienta vykonávať úkony, ktoré si vyžadujú zastupovanie, napríklad vybrať digitálneho poštára, musí mať na daný subjekt príslušné oprávnenie. Samotný výber digitálneho poštára sa uskutočňuje prostredníctvom portálu finančnej správy a vykonať ho môže konateľ, štatutár alebo iná oprávnená osoba.

Elektronická fakturácia však neznamená, že účtovníci budú môcť všetky doklady spracúvať úplne bez zásahu človeka. Automatické načítanie údajov ešte nezaručuje, že faktúra je vecne správna alebo že bola dodaná objednaná služba či tovar. Účtovník nemusí vedieť, či klient zásielku skutočne prevzal, či dodávateľ vykonal službu v dohodnutom rozsahu alebo na ktoré nákladové stredisko má výdavok zaúčtovať. Tieto informácie si preto budú musieť firmy a ich účtovníci naďalej odovzdávať.

Zachová sa aj možnosť, aby účtovník v mene klienta faktúry vystavoval a odosielal. Aj v takom prípade však treba vopred nastaviť prístupy a postupy. Za správnosť údajov a včasné vyhotovenie faktúry naďalej zodpovedá dodávateľ, a to aj vtedy, keď doklad za neho vytvorí iná osoba.

Čas do začiatku budúceho roka by preto mali podnikatelia využiť na výber vhodného riešenia a jeho praktické otestovanie. Informácie o dostupných fakturačných schránkach, účtovných softvéroch a podnikových riešeniach ponúka špecializovaný web info-efaktura.sk. Finančná správa na svojom portáli v sekcii eFaktúra zverejňuje aj návody, manuály, odpovede na najčastejšie otázky a zoznam certifikovaných digitálnych poštárov. K dispozícii je tiež návod na výber digitálneho poštára a postup na zriadenie autorizácie k elektronickým službám.

Včasná príprava môže firmám aj účtovníkom uľahčiť prechod na nový systém od 1. januára 2027. Najväčší prínos pritom nepredstavuje iba odstránenie papierových dokladov, ale aj možnosť automatizovať ich prenos a spracovanie. Aby však elektronická fakturácia skutočne šetrila čas, podnikatelia musia mať vhodný softvér, správne nastavené oprávnenia a jasne rozdelené povinnosti.