Koniec PDF faktúr. Firmy čaká povinná digitalizácia, elektronická fakturácia zasiahne aj živnostníkov

Nový systém sa bude týkať všetkých zdaniteľných osôb usadených na Slovensku, ktoré obchodujú s inými podnikateľmi. Povinnosť vystavovať elektronické faktúry sa od roku 2027 dotkne každého platiteľa DPH, a to bez ohľadu na veľkosť firmy či odvetvie. Nejde teda len o veľké korporácie, ale aj o remeselníkov, stavebných živnostníkov, účtovníkov či IT dodávateľov, ak fakturujú inej firme. Zároveň však vzniká aj menej diskutovaná povinnosť: elektronické faktúry bude musieť vedieť prijímať každý podnikateľ, vrátane neplatiteľov DPH.

Z pohľadu bežného občana sa nič nemení. Ak ide o vzťah medzi firmou a konečným spotrebiteľom, teda napríklad faktúra za mobilné služby, systém elektronickej fakturácie sa neuplatní. Zmena sa teda sústreďuje výlučne na B2B segment, kde štát očakáva vyššiu transparentnosť a efektívnejší výber daní.

Finančná správa preto apeluje na podnikateľov, aby prípravu nepodcenili. „Základným krokom je overiť si u svojho účtovníka alebo dodávateľa ekonomického a účtovného softvéru, či ich riešenie bude vedieť elektronické faktúry nielen vystavovať, ale aj prijímať a zároveň komunikovať s poskytovateľom doručovacej služby, teda digitálnym poštárom,“ uviedol generálny riaditeľ sekcie IT finančnej správy Stanislav Pavlovič.

Slovensko digitalizuje účtovníctvo, e-faktúry prinesú podľa finančnej správy úspory aj menej podvodov

Práve tzv. digitálni poštári budú kľúčovým prvkom celého systému. Ide o certifikovaných poskytovateľov, cez ktorých budú faktúry automaticky prúdiť medzi odosielateľom a príjemcom. Podnikateľ si vyberie jedného z nich a jeho prostredníctvom bude faktúry odosielať aj prijímať. Samotné účtovné softvéry pritom nemusia byť certifikované. Ich úlohou je zabezpečiť kompatibilitu s predpísaným formátom a napojenie na túto sieť.

Zmena neznamená, že každý podnikateľ musí investovať do drahého a komplexného systému. Trh by mal ponúknuť široké spektrum riešení. Od plne integrovaných systémov až po jednoduché webové alebo mobilné aplikácie, ktoré budú fungovať podobne ako e-mail či internet banking. Pre menších podnikateľov to môže znamenať len minimálnu zmenu v každodennej praxi.

Modelový príklad ukazuje, že napríklad kaderníčka, ktorá nie je platiteľkou DPH a obsluhuje výlučne bežných zákazníkov, nebude musieť vystavovať elektronické faktúry ani po roku 2027. Naďalej si vystačí s pokladničným blokom alebo jednoduchou faktúrou. Zmena sa jej však dotkne nepriamo. Bude musieť byť pripravená prijímať elektronické faktúry napríklad za energie či telefón. V praxi jej postačí registrácia u digitálneho poštára a používanie jednoduchej aplikácie.

Slovensko chce zaviesť elektronickú fakturáciu v medzipodnikovom segmente od roku 2027

Na opačnom konci modelového spektra stojí stavebný živnostník – platiteľ DPH, ktorý fakturuje firmám. Ten bude musieť zabezpečiť, aby jeho fakturačný systém vedel generovať faktúry v predpísanom formáte a zároveň ich automaticky odosielať cez digitálneho poštára. Ak jeho súčasný softvér túto funkcionalitu nepodporuje, čaká ho rozhodnutie. Buď prejsť na nový systém, alebo využiť externé riešenie, ktoré zabezpečí prepojenie.

Ešte komplexnejšia situácia nastáva pri väčších firmách, napríklad v logistike. Tie budú musieť okrem technického riešenia upraviť aj interné procesy. Od schvaľovania faktúr až po ich archiváciu. Pri vysokých objemoch dokladov sa totiž elektronická fakturácia stáva nielen legislatívnou povinnosťou, ale aj príležitosťou na zefektívnenie fungovania.

Náklady na zavedenie systému budú závisieť od zvoleného riešenia. Očakáva sa model podobný mobilným operátorom. Budú to rôzne balíky podľa objemu služieb. V zahraničí sa cena za jednu faktúru pohybuje od 0,05 do 0,50 eura, pričom niektorí poskytovatelia ponúkajú základné služby pre malé objemy aj bezplatne. Pre malých podnikateľov tak nemusí ísť o výraznú finančnú záťaž, skôr o organizačnú zmenu.

Dôležitým signálom pre trh je aj to, že štát nebude poskytovať vlastné riešenie na vystavovanie a prijímanie faktúr. Celý systém bude stáť na komerčných poskytovateľoch, čo otvára priestor pre konkurenciu aj inovácie. Pre najmenších podnikateľov však vzniklo aspoň jednoduché open-source riešenie, ktoré slúži ako ukážka fungovania systému.

Firmy si budú môcť nový režim vyskúšať ešte pred jeho povinným zavedením. Dobrovoľné zapojenie je možné už od mája 2026. Práve toto prechodné obdobie môže rozhodnúť o tom, kto zvládne transformáciu bez problémov a kto bude v roku 2027 dobiehať zameškané.