Digitálneho poštára môže vybrať aj účtovníčka

Digitálneho poštára, teda certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby alebo jeho sprostredkovateľa, budú potrebovať subjekty, ktoré budú elektronické faktúry odosielať prostredníctvom doručovacej služby, ale aj všetky tuzemské právnické a zdaniteľné osoby, ktoré ich musia vedieť prijímať. Od 1. januára 2027 sa povinnosť prijímať e-faktúry bude týkať každej právnickej osoby a každej zdaniteľnej osoby, teda podnikateľa, bez ohľadu na to, či je platiteľom DPH.

Výber digitálneho poštára preto patrí medzi základné kroky prípravy na nový systém elektronickej fakturácie. Podnikateľ si ho vyberá zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov. Pri rozhodovaní by mal zohľadniť napríklad počet faktúr, spôsob vedenia účtovníctva, možnosť prepojenia s účtovným či podnikovým systémom, archiváciu dokladov alebo prístup externého účtovníka.

Dôležité však je, že kliknutie na vybraného poskytovateľa na portáli finančnej správy ešte neznamená uzatvorenie zmluvy. Ide o prejavenie záujmu o jeho služby a zároveň o bezpečné odovzdanie údajov potrebných na overenie daňového subjektu. Následne už zvolený digitálny poštár pokračuje s podnikateľom v procese uzatvorenia zmluvného vzťahu. Ak sa zmluva napokon neuzatvorí, podnikateľ môže výber na portáli zopakovať a zvoliť si iného poskytovateľa.

Digitálneho poštára pritom nemusí vyberať výlučne konateľ spoločnosti. Finančná správa uvádza, že túto úlohu môže splniť aj iná osoba oprávnená konať za daňový subjekt voči finančnej správe. V praxi to môže byť napríklad účtovníčka, účtovník alebo externá účtovná kancelária, ktorá už za podnikateľa elektronicky komunikuje s finančnou správou.

Podnikateľ môže externej účtovnej kancelárii udeliť plnú moc aj na úkony súvisiace s elektronickou fakturáciou vrátane výberu digitálneho poštára a uzatvorenia zmluvného vzťahu s poskytovateľom. Ak teda účtovná kancelária zastupuje viacero klientov, môže za nich vybrať rovnakého poskytovateľa, pokiaľ na to má od jednotlivých klientov potrebné oprávnenie.

Finančná správa vyvracia najväčšie mýty o e-faktúrach

Podmienkou je registrácia používateľa na portáli finančnej správy a autorizácia na zastupovanie konkrétneho daňového subjektu. Ak sa po prihlásení firma v zozname nezobrazuje, treba overiť, či má používateľ na jej zastupovanie potrebnú autorizáciu. Tú možno vybaviť prostredníctvom Osobnej internetovej zóny portálu finančnej správy alebo osobne na príslušnom daňovom úrade.

Na splnenie povinnosti prijímať a odosielať e-faktúry pritom podnikateľovi postačuje jeden digitálny poštár. Pri odosielaní však môže podľa svojich potrieb využívať aj viacerých poskytovateľov. Pri prijímaní môže mať pre jedno DIČ zaregistrovaného iba jedného digitálneho poštára. Pred uzatvorením zmluvy je preto dôležité overiť si, či konkrétny poskytovateľ zabezpečuje prijímanie, odosielanie alebo obe služby.

Digitálneho poštára bude možné aj neskôr zmeniť. Podnikateľ najskôr ukončí zmluvu s pôvodným poskytovateľom podľa dohodnutých podmienok a ten musí najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia zmluvy vykonať deregistráciu a informovať o nej zákazníka. Následne možno uzatvoriť zmluvu s novým poskytovateľom. Finančná správa do samotného zmluvného vzťahu medzi podnikateľom a digitálnym poštárom priamo nevstupuje.

Podnikatelia si navyše môžu už teraz overiť, či ich obchodný partner dokáže prijímať e-faktúry. Slúži na to verejný portál Peppol Directory. Ak v ňom svojho odberateľa nájdu, elektronickú faktúru mu môžu poslať už počas dobrovoľného obdobia v roku 2026. Slovenské subjekty sú v systéme identifikované v tvare 0245:DIČ. Odosielateľ pritom nemusí zisťovať, ktorého digitálneho poštára jeho obchodný partner využíva. O technické doručenie faktúry správnemu príjemcovi sa postarajú poskytovatelia doručovacích služieb.

Finančná správa podnikateľom odporúča, aby prípravu neodkladali až na koniec roka. Skorší výber digitálneho poštára im umožní ešte pred vznikom zákonnej povinnosti otestovať fungovanie riešenia, jeho prepojenie s účtovným softvérom aj nastavenie prijímania, odosielania a archivácie elektronických faktúr. Samotný výber poskytovateľa je teda iba začiatkom procesu. Po ňom ešte musí nasledovať uzatvorenie zmluvy s vybraným digitálnym poštárom.