Ako samospráva pripomenula, cena býva udeľovaná každoročne počas osláv Dňa mesta Košice, tak ako aj Cena primátora mesta. Cenu mesta Košice udeľuje Mestské zastupiteľstvo v Košiciach raz ročne, a to maximálne desiatim jednotlivcom a trom kolektívom. Získať ju môžu za vynikajúce tvorivé výkony, významné výsledky a mimoriadne zásluhy vo vedeckej, technickej, kultúrnej, umeleckej, športovej, publicistickej či verejnoprospešnej činnosti. „Cenu mesta nemožno udeliť in memoriam po uplynutí piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom došlo k úmrtiu osobnosti navrhnutej na ocenenie,” upozornilo mesto.

Návrhy na udelenie ocenení môžu predložiť napríklad predstavitelia mesta, poslanci mestského zastupiteľstva či orgány mestských častí, ale aj zástupcovia širokej verejnosti, predovšetkým občianske združenia, humanitárne, kultúrne, cirkevné, umelecké, vedecké, vzdelávacie, podnikateľské a športové inštitúcie, či ďalší obyvatelia mesta. V návrhu je potrebné uviesť meno a priezvisko, respektíve názov jednotlivca či kolektívu, navrhnutého na udelenie ocenenia. Taktiež je potrebné uviesť aktuálny telefonický alebo mailový kontakt navrhnutého, jeho korešpondenčnú adresu aj údaje o navrhovateľovi, a to meno a priezvisko, prípadne názov, aktuálny telefonický alebo mailový kontakt a korešpondenčnú adresu.

Návrh tiež musí obsahovať krátky text, v podobe jednej vety, prípadne aj informácie o životnom jubileu, ktorý stručne charakterizuje dôvod ocenenia. Daný text bude v prípade ocenenia uvedený na listine. Potrebné je pripojiť aj stručný prehľad pôsobenia navrhovaného jednotlivca či kolektívu, a to so zameraním na oblasť, ktorá súvisí s návrhom na ocenenie. Malo by ísť o ucelený text v rozsahu jednej strany A4. Návrhy je možné zasielať písomne na adresu Magistrátu mesta Košice, Tr. SNP 48/A, 040 11 Košice, konkrétne na Oddelenie právne a majetkové, referát samosprávnych orgánov. taktiež je možné zaslať ich elektronicky, na adresu katarina.angelovicova@kosice.sk.