Citlivé údaje sa majú uchovávať tri roky od posledného opatrenia. Čo ak žiadne opatrenie nikdy nebolo?

Nový integrovaný systém môže dostať podnet na konkrétneho človeka, začať prípad preverovať a napokon dospieť k záveru, že podozrenie sa nepotvrdilo. Žiadny plán ochrany ani deradikalizačné opatrenie sa nezačnú. Medzitým však už mohlo vzniknúť oznámenie, evidencia prípadu, podklady na jeho posúdenie a odborné posúdenie s určením miery rizika.

Návrh pritom stanovuje, že osobné údaje sa majú uchovávať najviac tri roky od skončenia posledného deradikalizačného opatrenia. Lenže ak sa podozrenie nepotvrdilo, žiadne opatrenie nemuselo nikdy začať.

To ešte neznamená, že údaje možno uchovávať navždy. Do hry vstupujú všeobecné pravidlá ochrany osobných údajov a pri úradnom spise aj pravidlá registratúry. Problém je užší: zo samotného návrhu zákona nemožno pri takomto prípade určiť dátum, od ktorého majú tri roky začať plynúť.

Údaje vzniknú skôr, než sa začne opatrenie

Prijatie oznámenia ešte neznamená, že človek bol označený za radikalizovaného alebo že sa voči nemu začali opatrenia. Neznamená však ani to, že dovtedy nevznikajú žiadne údaje.

Národný koordinátor má oznámenia prijímať, vyhodnocovať a viesť ich evidenciu. Návrh počíta aj s evidenciou prípadov a spisovou dokumentáciou. Koordinačná skupina posudzuje prípad z informácií svojich členov a lekára a identifikuje mieru rizika.

Dátová stopa teda vzniká ešte pred plánom ochrany a pred prvým deradikalizačným opatrením.

Dôvodová správa pritom výslovne počíta aj s opačným výsledkom preverovania. Ak sa ukáže, že oznámenie nie je opodstatnené alebo neobsahuje skutočnosti odôvodňujúce ďalší postup, prípad sa bez prijatia ďalších opatrení ukončí.

A práve v tomto prípade vzniká problém s trojročnou lehotou.

Tri roky od niečoho, čo nemuselo nastať

Pri prípade, v ktorom sa opatrenia skutočne vykonávali, je § 18 ods. 7 zrozumiteľný.

Stanovuje, že osobné údaje spracúvané podľa odsekov 4 až 6 sa uchovávajú najviac tri roky od skončenia posledného deradikalizačného opatrenia podľa plánu ochrany.

Pri nepotvrdenom podnete je situácia iná. Oznámenie príde, prípad sa posúdi, podozrenie sa nepotvrdí a ďalšie opatrenie sa neprijme. Žiadne „posledné deradikalizačné opatrenie“ neexistuje, pretože neexistovalo ani prvé.

Znenie § 18 ods. 7 nehovorí, že sa v takom prípade tri roky počítajú od prijatia oznámenia. Nehovorí ani „od určenia miery rizika“, „od ukončenia preverovania“ či „od uzavretia prípadu“.

Z dnešného návrhu preto nemožno určiť konkrétny deň, ktorý by v takomto prípade trojročnú lehotu spustil.

To však ešte neznamená, že mimo § 18 neexistujú žiadne pravidlá.

Všeobecné pravidlá dávajú hranicu, nie nový dátum

Všeobecné pravidlá ochrany osobných údajov vychádzajú zo zásady, že identifikovateľné osobné údaje sa nemajú uchovávať dlhšie, než je potrebné na účel ich spracúvania.

Slovenský zákon o ochrane osobných údajov je pri povinnostiach prevádzkovateľa ešte konkrétnejší. Prevádzkovateľ má pravidelne preverovať, či účel spracúvania trvá, a po jeho splnení zabezpečiť bez zbytočného odkladu výmaz údajov.

Hneď však nasleduje dôležitá výnimka: ak sú osobné údaje súčasťou registratúrneho záznamu, pri jeho vyradení sa postupuje podľa pravidiel registratúry.

Preto nemožno povedať: podozrenie padlo, všetko sa musí okamžite vymazať.

Všeobecné pravidlá zároveň nevytvoria náhradný dátum pre § 18 ods. 7. Bránia bezbrehému uchovávaniu údajov, ale samy nepovedia, že pri nepotvrdenom podnete začnú tri roky plynúť napríklad dňom uzavretia prípadu.

A tým sa dostávame k spisu.

Spis môže zostať aj po páde podozrenia

Zákon o archívoch a registratúrach definuje registratúrny záznam široko ako informáciu evidovanú pôvodcom registratúry. Spisom je jeden takýto záznam alebo súbor záznamov vzniknutých pri vybavovaní tej istej veci.

Ak teda pri preverovaní vznikne úradný spis, samotné ukončenie podozrenia ešte nemusí znamenať jeho okamžité zničenie.

Ak sa na takýto spis uplatní všeobecný registratúrny režim, registratúrny plán určí jeho vecnú skupinu a lehotu uloženia. Zákon ju chápe ako počet rokov, počas ktorých pôvodca záznam potrebuje na svoju činnosť.

Vykonávacia vyhláška zároveň stanovuje, že ak osobitný predpis neurčuje inak, lehota spravidla začne plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzavretý, prípadne po splnení inej podmienky určenej registratúrnym plánom.

Vo verejne dostupných podkladoch, ktoré sme preverili, sme však nenašli konkrétnu registratúrnu značku ani lehotu pre nový typ spisu integrovaného systému. Preto sme sa predkladateľa doplňujúco opýtali, podľa akých pravidiel sa bude uchovávať prípad ukončený bez opatrenia. Do uzávierky článku sme odpoveď na tieto doplňujúce otázky nedostali.

Praktická otázka teda zostáva otvorená: ako dlho bude uložený spis prípadu, pri ktorom sa podozrenie nepotvrdilo?

Ďalšiu vrstvu pridáva § 18 ods. 6 návrhu. Člen integrovaného systému môže informáciu získanú pri spoločnom posudzovaní použiť aj pri plnení svojich vlastných zákonných úloh. Ak sa taký údaj začne spracúvať aj na samostatný zákonný účel konkrétneho orgánu, jeho ďalšie uchovávanie sa môže riadiť pravidlami platnými pre tento orgán. Ukončenie prípadu v integrovanom systéme preto nemusí automaticky znamenať koniec každého ďalšieho spracúvania tej istej informácie.

Jedno podstatné číslo teda stále nepoznáme: ako dlho zostane uložený spis prípadu, pri ktorom sa podozrenie nepotvrdilo.

ÚOOÚ chcel, aby bola doba uchovávania napísaná priamo v zákone

Otázka uchovávania osobných údajov sa otvorila už počas medzirezortného pripomienkového konania.

Úrad na ochranu osobných údajov výslovne žiadal, aby zákon upravil dobu uchovávania osobných údajov aj spôsob naloženia s nimi po jej uplynutí, najmä ich vymazanie alebo anonymizáciu. Predkladateľ túto pripomienku akceptoval.

V aktuálnom návrhu už trojročná lehota je. Viaže sa však na skončenie posledného deradikalizačného opatrenia.

To je oproti pôvodnému stavu významný posun. Pri prípade ukončenom bez jediného opatrenia však návrh náhradný časový bod neuvádza.

ÚOOÚ sme sa preto na túto konkrétnu situáciu opýtali aj po skončení pripomienkového konania. Úrad nám odpovedal, že návrh stále prechádza legislatívnym procesom a jeho znenie sa môže meniť, preto sa v tejto fáze nebude vyjadrovať k jednotlivým otázkam vychádzajúcim z aktuálneho textu. Vecné otázky nás odkázal adresovať predkladateľovi.

Stačila by druhá vetva pre prípad bez opatrenia

Netvrdíme, že návrh vytvára evidenciu ľudí na neobmedzený čas. Všeobecné pravidlá ochrany osobných údajov stanovujú hranice a pri úradných záznamoch môže vstúpiť do hry aj registratúra.

Pri zákone, ktorý má pracovať s citlivými údajmi aj o ľuďoch, pri ktorých sa pôvodné podozrenie napokon nepotvrdí, by však základné časové pravidlo nemalo byť hádankou.

Ak zákon dokáže povedať, že pri uskutočnenom opatrení sa tri roky počítajú od jeho skončenia, môže rovnako jasne povedať, od čoho sa lehota počíta, keď sa prípad skončí bez jediného opatrenia.

Riešenie nemusí byť zložité: zákon môže výslovne určiť druhý časový bod pre prípad ukončený bez opatrenia a zároveň ponechať nedotknuté povinnosti uchovávať konkrétne dokumenty podľa osobitných predpisov.

Tak by sa odpoveď nemusela skladať z troch rôznych právnych režimov. Pri systéme, ktorý má pracovať s citlivými údajmi aj o ľuďoch, pri ktorých sa podozrenie nepotvrdilo, to nie je detail.